¿Qué es la administración de fincas?

Características de los mejores administradores de fincas

Los administradores de fincas, son profesionales encargados de gestionar asuntos financieros, legales y técnicos para el mantenimiento de una propiedad horizontal. Prácticamente todas las comunidades de propietarios tienen contratados administradores de fincas para solventar cualquier problema de manera profesional y evitar incomodidades entre los vecinos.

Los principales requisitos para ser administrador de fincas tienen que ver con las siguientes actitudes y aptitudes:

• Disponer de habilidades contrastadas para la comunicación oral y escrita.
• Tener empatía para comprender mejor los problemas y las normas de una comunidad de vecinos.
• Disponer de cierta integridad como profesional, es decir que sea honesto, paciente y fiable en la administración de propiedades.
• Capacidad para buscar soluciones a todo tipo de problemas que puedan surgir en una comunidad de propietarios.
• Disponer de la habilidad necesaria para contratar a los empleados según las necesidades de los propietarios y cumpliendo siempre con los estatutos de la comunidad de vecinos.
• Disponer de la capacidad para encontrar colaboradores y proveedores de confianza para proporcionar todos los servicios que necesita la comunidad.
• Capacidad para mediar en la resolución de todo tipo de conflictos que pudieran darse en caso de no cumplirse la ley de comunidades de vecinos.
• Tener la dedicación y la profesionalidad necesarias para desempeñar con éxito la administración de fincas.

Pero si queremos conocer mejor las funciones del administrador de fincas es importante conocer bien la ley de propiedad horizontal, concretamente el artículo 20 de la Ley 49/1960 del 21 de julio que expresa claramente las atribuciones y obligaciones del administrador de fincas.

• Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
• Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
• Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
• Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
• Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
• Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.

Vamos a detenernos un poco más en las obligaciones de un administrador de fincas a la hora de gestionar con acierto una finca:

Obligaciones del administrador de fincas

• Tareas de gestión: el administrador de fincas se encarga de gestionar el patrimonio de la comunidad de propietarios y obtener la máxima rentabilidad siguiendo criterios profesionales dentro de un marco legal. También tendrá que mantener el inmueble cumpliendo las normas de seguridad e higiene.

• Gerencia de la comunidad: el administrador se encarga de ponerse en contacto con proveedores (seguros, bancos, Ayuntamiento, etc) y efectuar el seguimiento de los mismos tratando de conseguir las mejores condiciones económicas para la propiedad. También se encarga de las relaciones laborales de los trabajadores de la comunidad para conseguir un correcto funcionamiento de los trabajos de la comunidad.

Asesoramiento: el administrador de fincas tiene la función de asesorar a la comunidad de vecinos sobre cualquier asunto relacionado con inmuebles como arrendamientos, traspasos, ventas, valoraciones, rehabilitación de viviendas, impuestos, etc. Otros tipos de asesoramiento pueden ser: 

• Asesoramiento jurídico: los acuerdos de la junta deben cumplir con lo estipulado por la legislación vigente y para eso está el administrador de fincas. También para recomendar las acciones legales necesarias en caso de morosidad, sentencias y jurisprudencia relacionada con la propiedad inmobiliaria.

• Asesoramiento fiscal: el administrador debe cerciorarse de que la comunidad esté al día en el cumplimiento de sus obligaciones con Hacienda como el IVA, el IRPF, alta en el censo, liquidaciones, etc.

• Asesoramiento laboral: gestión de altas y bajas en la Seguridad Social, incapacidades por enfermedad, cumplimiento del Estatuto de los Trabajadores, etc. 

• Asesoramiento técnico: recomendaciones relacionadas con aspectos arquitectónicos e industriales de la propiedad, junto a propuestas de empresas o técnicos para la realización de trabajos.

• Asesoramiento económico: elaboración de presupuestos, liquidaciones, repercusión de gastos y saldos individualizados en función de la división horizontal.
• Tareas como mediador: el administrador de fincas mediará, si llega el caso, entre la comunidad y un propietario, entre la comunidad y las Administraciones Públicas, entre los propietarios, entre arrendador e inquilino o entre empresario y trabajadores para resolver cualquier contencioso y evitar posibles litigios.

• Tareas de secretario: el administrador ejercerá de secretario en las reuniones de propietarios y custodiará la documentación de la comunidad, tratando de agilizar los acuerdos alcanzados. También determinará si algún propietario tiene deudas con los pagos de la comunidad para llevar a cabo las reclamaciones judiciales o las transacciones inmobiliarias pertinentes.

• Tareas como contable: el administrador deberá estar al corriente de las nóminas, pagos a proveedores y acreedores. También actualizará las rentas, liquidará las cuentas para su aprobación y actualizará las rentas con el cobro a inquilinos y propietarios repercutiendo los consumos individualizados.

• Responsable inmobiliario: el administrador de fincas se encargará de las valoraciones, peritaciones inmobiliarias y judiciales, alquileres, contratos de arrendamiento, traspasos de locales, viviendas de protección oficial, etc.

Para desempeñar bien estas tareas sería interesante que el administrador de fincas tenga conocimientos de las siguientes materias:

• Psicología: si un administrador es buen psicólogo, será capaz de percibir con rapidez las emociones, la motivación, la personalidad y la percepción de las personas con las que debe tratar y las relaciones personales que se establecen entre todos los implicados: propietarios, empleados que trabajan en la finca, proveedores, etc. Cuanto más entienda la psicología humana, dispondrán de más herramientas para resolver los conflictos interpersonales entre vecinos o con otros implicados.

• Sociología: la sociología estudia las relaciones sociales del ser humano, por tanto, si un administrador de fincas tiene nociones de sociología, podrá ubicar y analizar convenientemente a la comunidad de vecinos para la que trabaja dentro del hábitat y el escalafón socioeconómico que le corresponde.

No es lo mismo trabajar para una comunidad de una zona de la ciudad o de otra, de una localidad pequeña o una más grande. Cada una tiene diferentes necesidades, influencias culturales, recursos económicos, edades de los propietarios, mayor número de viviendas alquiladas, etc. Los comportamientos sociales cambian dependiendo del lugar de ubicación, de ahí que el administrador, si es inteligente y tiene en cuenta estos factores, puede sortear mejor los conflictos y aportar soluciones más precisas.

• Informática: Este apartado es muy importante dentro de la actividad habitual de un buen Administrador de Fincas, ya que agiliza la comunicación con los propietarios, proveedores, Administraciones, etc y puede ser una buena forma de gestionar el seguro de la comunidad de vecinos. Un administrador solvente debe tener un ordenador donde disponga de toda la información relativa a la gestión de cada comunidad de propietarios. Esta información debe poder ser trasladada sin problema para poder exponerla en las reuniones de vecinos.

En su despacho deberá disponer de un servidor para que todos sus empleados puedan trabajar en él, también conexiones de comunicación bien gestionadas y un SAI que ofrezca garantías para que la línea eléctrica no se interrumpa. Además, un operador de telefonía de confianza y una conexión a internet mediante fibra óptica pueden aumentar las garantías respecto a su servicio.

En cuanto al software utilizado, la mayoría de administradores disponen de programas especializados en la gestión de fincas como “Netfincas”, “Colmadwin” y “Gesfincas”. Mediante estos sencillos programas se puede gestionar de manera adecuada los presupuestos y la contabilidad de la comunidad, las nóminas de los empleados, la gestión documental y la división horizontal del edificio.

• Página web: todo buen administrador de fincas debe disponer de una potente página web que explique no solo los servicios que ofrece, sino una página dinámica que interactúe con el cliente y que informe de las posibles novedades en la legislación para que esté informado. También puede contener un blog donde se expongan artículos con la experiencia del administrador donde los usuarios puedan hacer preguntas y exponer su opinión. En definitiva, una plataforma donde se acerque la realidad de la gestión de fincas al cliente y este pueda interactuar con el administrador con facilidad.

 Administradores de fincas: profesionales con garantías

Después de analizar todas las tareas que debe llevar a cabo un administrador de fincas, podemos apreciar que la comunidad de propietarios debe confiar en un profesional capaz de afrontar estas funciones con garantías y que sea una persona de total confianza, ya que sus actuaciones tienen importantes repercusiones legales, administrativas, económicas y de convivencia para los vecinos de la comunidad.

Por ello, la principal recomendación es que el administrador de fincas esté inscrito en el Colegio Profesional para estar seguros de que el profesional elegido dispone de la cualificación adecuada para ejercer las funciones encomendadas, además de estar al tanto de cualquier cambio legislativo o cualquiera que pueda afectar a su trabajo y también que se comprometa a cumplir las normas deontológicas del Colegio al que pertenece. Estas son las principales garantías que ofrece a una comunidad de vecinos contar con un profesional colegiado:

• Formación: los administradores de fincas deben acreditar su formación si quieren ser colegiados. Un colegio de administradores de fincas de Madrid ofrece formación continua a sus colegiados para garantizar la formación más actualizada.

• Información periódica: los colegios de administradores informan continuamente a los colegiados de los cambios legislativos que han entrado en vigor recientemente y que pueden afectar a su labor profesional como pueden ser los precios de venta o alquiler del mercado inmobiliario, tanto privado como de protección oficial, las nuevas ayudas y subvenciones publicadas a nivel estatal o autonómico, etc.

• Disciplina de los colegiados: todos los colegios tienen la tarea de defender a sus colegiados en cualquier situación de desprotección y también la de exigir el cumplimiento de sus funciones.

• Garantía económica: el colegio de administradores de fincas garantiza la actuación de sus colegiados mediante dos clases de seguro:

• Fianza Colegial: este seguro cubre los desajustes o posibles pérdidas en la gestión económica de los colegiados.

• Responsabilidad Civil: este seguro se utiliza en caso de responsabilidades que pudieran ser imputadas por los tribunales de justicia por actuación o dejación del administrador de fincas colegiado.

Hay que decir que no todos los colegios cubren a sus colegiados en caso de presentar una alta “siniestralidad”. Las comunidades de propietarios pueden informarse en el colegio correspondiente al administrador que van a contratar si está o no cubierto por estos seguros. 

Infracciones y delitos

Puede ocurrir que el administrador de fincas cometa alguna falta o delito en el desempeño de sus funciones. En este caso se podrá interponer una demanda que podría conducir a una infracción penal en caso de comportamiento delictivo, o una sanción civil en caso de una falta para reparar los daños causados. Estos son los delitos o faltas más habituales que podemos encontrarnos en la actividad profesional de un administrador de fincas:

• Defraudación: consiste en la apropiación indebida, falsedad documental, estafa e insolvencia punible.
• Calumnias e injurias: el administrador puede haber infundido calumnias o injurias a alguna persona.
• Coacción: este delito puede ocurrir si el administrador impide el acceso a una zona determinada de la comunidad de propietarios siempre que no actúe en cumplimiento de un acuerdo de la comunidad, también si desconecta a un propietario del suministro de agua, luz o gas por falta de pago.
• Delitos contra trabajadores: este delito puede ocurrir por engaño o abuso a la hora de contratar empleados para la comunidad de propietarios o para su propio despacho.

Otros supuestos incluyen una gestión defectuosa que podría estar exenta de responsabilidad penal pero no civil. En caso de demanda, para que saliera adelante, la negligencia del administrador tendría que ocasionar unos daños a la comunidad relacionados con el incumplimiento de sus tareas. Estas son algunas de las acciones que deberían producirse:

• Acción u omisión de cualquier actividad.
• Negligencia o culpabilidad durante el ejercicio de sus funciones que puedan provocar un perjuicio determinado.
• Daños y perjuicios: pueden ser ocasionados por las decisiones tomadas por el administrador de fincas.
• Causalidad entre la conducta del administrador y los daños causados y que no quepa duda de su autoría.

Si se demuestra que en efecto se han dado estas circunstancias, el seguro proporcionado por el Colegio Profesional que acoge al profesional contratado se hará cargo del pago de las indemnizaciones derivadas de las reclamaciones presentadas por los posibles perjuicios causados por el administrador de fincas en el ejercicio de sus funciones o por personas que dependan laboralmente de él.

Artículo extraído de https://www.nasursa.es/administracion-de-fincas/